Как составить ТЗ на поставку оборудования

Коротко: Техническое задание (ТЗ) на поставку оборудования — документ, который однозначно описывает, что поставщик должен передать заказчику: наименование и количество, технические характеристики или партномера, комплектность, состояние (новое, восстановленное, б/у), лицензии, требования к документам, гарантии и порядку приёмки. Хорошее ТЗ позволяет сравнить предложения разных поставщиков и не получить устройство без рельсов, кабелей или лицензий. Если в ТЗ указан товарный знак, в закупках по 44-ФЗ нужно добавлять слова «или эквивалент» и описывать параметры эквивалентности, кроме случаев совместимости с уже установленным оборудованием.

Зачем нужно подробное ТЗ

Поставщик выполняет то, что написано. Фраза «сервер двухпроцессорный, 256 ГБ памяти» допускает десятки конфигураций, включая несовместимые с вашей инфраструктурой. Подробное ТЗ решает три задачи: заказчик получает именно то, что нужно; поставщики дают сопоставимые предложения; при приёмке есть объективный критерий, соответствует ли поставка договору.

Для коммерческих закупок ТЗ — приложение к договору или спецификации. Для закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ это часть извещения или документации о закупке, и к нему применяются требования закона и положения о закупке. Подробности — в статье оборудование под тендер по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Структура ТЗ на поставку

Раздел	Что указать
Предмет поставки	наименование, назначение, количество, единица измерения
Технические требования	характеристики или партномера, требования к совместимости
Комплектность	все модули, кабели, рельсы, лицензии, документация
Состояние товара	новый, восстановленный производителем, б/у с проверкой
Требования к ПО и лицензиям	версии, тип и срок лицензий, кому они передаются
Документы	товарная накладная или УПД, гарантийный талон, сертификат или декларация соответствия, паспорт или инструкция
Упаковка и маркировка	заводская упаковка или транспортная, маркировка серийных номеров
Срок и место поставки	адрес, срок в рабочих или календарных днях, разгрузка, подъём
Гарантия	срок, порядок обращения, сроки замены или ремонта
Приёмка	этапы, проверки, сроки, оформление актов
Дополнительные услуги	монтаж, настройка, обновление прошивок, вывоз упаковки

Партномера: как указывать и в чём подвох

Партномер (P/N, part number) — код производителя, однозначно определяющий модель или опцию. Указание партномеров — самый точный способ описать конфигурацию, но у одного и того же компонента бывает несколько номеров.

HPE: номер опции для заказа (например, вида xxxxxx-B21), номер запасной части для сервиса (xxxxxx-001) и номер сборки. Физически это может быть один и тот же модуль.
Dell: номер для заказа и внутренний номер детали DP/N (пятисимвольный код), по которому сверяют комплектующие.
Cisco: PID (Product ID); символ = в конце, например GLC-SX-MMD=, обозначает запасную часть, поставляемую отдельно, без знака — позицию в составе конфигурации.
Lenovo: номер опции и FRU (Field Replaceable Unit) — номер сменного модуля.

Указывайте в ТЗ основной партномер и допускайте альтернативные номера той же детали: «P/N 123456-B21 или соответствующий номер запасной части производителя». Иначе поставщик с полностью совместимым модулем формально не пройдёт по требованиям.

Эквиваленты: как описать характеристики

Для 44-ФЗ описание объекта закупки должно быть объективным и не ограничивать конкуренцию. Если упоминается товарный знак, добавляются слова «или эквивалент», а параметры эквивалентности описываются явно. Исключение — когда нужна совместимость с уже используемым оборудованием или запасные части к нему: тогда указание конкретной модели обосновывается в документации. Для товаров из каталога КТРУ используются его позиции и характеристики. Об отечественном оборудовании — в статье оборудование из реестра Минпромторга для 44-ФЗ.

Как писать параметры эквивалентности:

задавайте измеримые значения: число и тип портов, скорость, объём, форм-фактор, мощность;
используйте формулировки «не менее» и «не более» только там, где это действительно допустимо, и указывайте единицы измерения;
описывайте поддерживаемые протоколы и стандарты: IEEE 802.3ad, 802.1Q, SAS-3, PCIe 4.0;
отдельно — требования совместимости: «совместимость с коммутаторами серии X без использования переходников», «поддержка установленной СХД модели Y»;
избегайте копирования даташита одного производителя целиком: в нём есть параметры, присущие только этой модели, которые исключают эквиваленты.

Комплектность: что чаще всего забывают

Самые частые претензии при поставке — не к основному устройству, а к тому, без чего оно не встаёт в стойку или не работает.

Оборудование	Что включить в комплектность
Сервер	процессоры, модули памяти с конфигурацией по каналам, диски с салазками, RAID-контроллер или HBA, сетевые адаптеры, блоки питания с указанием мощности и числа, рельсы, кабельный органайзер, лицензия удалённого управления (iDRAC, iLO, XClarity), шнуры питания нужного типа
СХД	контроллеры, диски, полки расширения, SAS- или FC-кабели, трансиверы, лицензии на функции (снапшоты, репликация, ёмкость), рельсы
Коммутатор	блоки питания (один или два), модули вентиляторов с нужным направлением потока воздуха, лицензии на функции, стековые модули и кабели, трансиверы, крепёж
Маршрутизатор	модули интерфейсов, лицензии производительности и функций, блоки питания, память и флеш-накопитель
ИБП	батареи (встроенные или внешние модули), сетевая карта мониторинга, рельсы, кабели батарейных модулей

Отдельное внимание — шнурам питания: указывайте тип (C14–C13, C20–C19, со штекером Schuko) под ваши PDU, иначе придут шнуры под чужой стандарт. Для коммутаторов важно направление воздушного потока (front-to-back или back-to-front) под схему коридоров в серверной.

Состояние товара и лицензии

Если допускается не только новое оборудование, прямо укажите это и определите термины:

новое — не бывшее в эксплуатации, в заводской упаковке;
восстановленное производителем (factory refurbished) — прошедшее восстановление у вендора, с его гарантией;
восстановленное поставщиком или б/у с проверкой — с указанием, какие тесты выполняются и какой срок гарантии даёт поставщик.

Разница между этими вариантами разобрана в статье новое, б/у и refurbished.

Для лицензий укажите тип (бессрочная или подписка), срок подписки, объём (число портов, ядер, терабайт), привязку к серийному номеру, а также то, как лицензия передаётся заказчику: ключ, сертификат, перенос на учётную запись. Для б/у оборудования важно, что вшитые лицензии переносятся вместе с устройством, а подписочные — нет.

Как составить ТЗ: пошагово

Опишите задачу: для чего оборудование, нагрузка, сколько пользователей или систем, требования к отказоустойчивости.
Зафиксируйте ограничения: совместимость с текущей инфраструктурой, стойка, электропитание, охлаждение, версии ПО.
Выберите способ описания: партномера (для расширения и ЗИП) или параметры (для новых проектов и тендеров).
Распишите конфигурацию по компонентам с количеством.
Составьте перечень комплектности по таблице выше.
Укажите требования к состоянию, лицензиям и документам.
Опишите гарантию: срок, место обслуживания, срок замены.
Опишите приёмку: какие проверки, в какие сроки, кто подписывает акты.
Проверьте ТЗ на внутренние противоречия и на то, что под описание подходит хотя бы две-три модели разных производителей, если это требуется законом.

Приёмка: как описать в ТЗ

Приёмка проходит в два этапа: по количеству и комплектности при получении и по качеству — после проверки работоспособности. В ТЗ укажите сроки каждого этапа и порядок оформления.

По количеству: сверка числа мест, целостность упаковки, соответствие серийных номеров документам.
По комплектности: наличие всех модулей и аксессуаров по спецификации.
По качеству: включение, прохождение POST, отсутствие ошибок в журналах системы управления, тест дисков и памяти, соответствие версий прошивок.
Тестовый период: например, 10–14 дней эксплуатации или нагрузочного теста.
Оформление: акт приёмки или мотивированный отказ с перечнем несоответствий, сроки их устранения поставщиком.

Для б/у серверов подробный список проверок приведён в статье чек-лист приёмки б/у сервера.

Примеры формулировок

«Сервер должен поставляться в конфигурации, обеспечивающей установку в стандартную стойку 19 дюймов: рельсы для квадратных отверстий в комплекте».
«Блоки питания: 2 шт., мощностью не менее 800 Вт каждый, с возможностью горячей замены. Шнуры питания C14–C13 длиной не менее 1,8 м — 2 шт.».
«Трансиверы должны быть совместимы с коммутаторами серии X, установленными у заказчика, и определяться ими без дополнительных команд».
«Лицензия удалённого управления уровня, обеспечивающего удалённую консоль, должна быть активирована на каждом сервере».
«Поставщик передаёт серийные номера всех основных компонентов до отгрузки».

Типичные ошибки

Копирование даташита одного производителя целиком — ограничение конкуренции и отклонение эквивалентов.
Отсутствие рельсов, шнуров питания и кабелей в комплектности.
Лицензии не упомянуты, и оборудование приходит с базовым набором функций.
Противоречия: одновременно «не менее 24 портов» и партномер модели на 48 портов.
Неуказанное направление воздушного потока у коммутаторов.
Требование «новое в заводской упаковке» для оборудования после End of Sale, которое уже недоступно у производителя.
Расплывчатые требования к гарантии: «гарантия производителя» без срока и порядка обращения.
Отсутствие порядка приёмки: спор о несоответствии нечем разрешить.

Что учесть при закупке

Перед публикацией ТЗ проверьте, что все партномера актуальны и доступны, а у моделей не наступил End of Sale — об этом в статье EOL, EOS, LDoS. Уточните реальные сроки поставки для каждого компонента: разные позиции одной спецификации могут поставляться с разными сроками. Согласуйте с ИТ-службой и бухгалтерией требования к документам и порядку приёмки.

Поможем проверить конфигурацию и комплектность по вашему ТЗ, подобрать эквиваленты и альтернативные партномера — серверы в разделе Серверы.

Открыть каталог →

Вопросы по теме

Что обязательно должно быть в ТЗ на поставку оборудования?

Наименование и количество, технические характеристики или партномера, комплектность, состояние товара, требования к лицензиям и документам, срок и место поставки, гарантия и порядок приёмки. Без любого из этих пунктов возможны споры при приёмке. Для тендеров добавляются требования соответствующего закона.

Можно ли указывать конкретную модель в ТЗ по 44-ФЗ?

Можно с добавлением слов «или эквивалент» и описанием параметров эквивалентности. Без эквивалента конкретную модель указывают, когда нужна совместимость с уже используемым оборудованием или поставляются запасные части к нему, и это обосновано в документации. В остальных случаях описание не должно ограничивать конкуренцию.

Чем партномер опции отличается от партномера запасной части?

Партномер опции используется для заказа нового компонента в составе конфигурации или отдельно. Партномер запасной части используется сервисом производителя для замены. У HPE, например, это разные номера для одного и того же модуля, поэтому в ТЗ стоит допускать оба.

Что значит знак «=» в партномере Cisco?

Знак «=» в конце PID обозначает позицию, которая поставляется отдельно как запасная часть или дополнительный модуль. Тот же модуль без знака заказывается в составе конфигурации устройства. Функционально это одинаковые изделия.

Как описать эквивалент для сетевого оборудования?

Указать количество и тип портов, скорости, поддерживаемые стандарты и протоколы, производительность коммутации, тип блоков питания, форм-фактор и требования совместимости с существующей сетью. Параметры должны быть измеримыми. Нельзя переносить в требования характеристики, присущие только одной модели.

Нужно ли указывать шнуры питания?

Да. Без указания типа поставщик может положить шнуры под другой стандарт розеток. Укажите тип разъёмов (C14–C13, C20–C19, Schuko), длину и количество на каждое устройство.

Как в ТЗ разрешить поставку б/у оборудования?

Прямо указать допустимое состояние: восстановленное производителем, восстановленное поставщиком или б/у с проверкой работоспособности. Определить, какие проверки проводит поставщик и какую гарантию даёт. Для закупок по 44-ФЗ требование новизны устанавливается по умолчанию, поэтому возможность поставки б/у оборудования нужно оценивать с учётом закона.

Какой срок приёмки указать?

Обычно приёмка по количеству — в день поставки, по качеству — от 5 до 14 рабочих дней с учётом тестирования. Для сложных систем допускается отдельный тестовый период. Сроки должны быть реалистичными для вашей ИТ-службы.

Что делать, если модель из ТЗ снята с продаж?

Обновить ТЗ под актуальную модель или допустить эквивалент с описанием параметров. Если нужна именно эта модель для совместимости, укажите допустимые варианты состояния, например восстановленное оборудование. Перед публикацией стоит проверить доступность у нескольких поставщиков.